Sommaire
La protection de vos données personnelles est une priorité pour e-commune et pour les communes qui utilisent la plateforme. Cette politique explique quelles données sont collectées, pourquoi, combien de temps elles sont conservées et comment exercer vos droits, conformément à la loi L/2016/037/AN relative à la cybersécurité et à la protection des données à caractère personnel en République de Guinée.
01Qui est responsable de vos données ?
- Pour les démarches effectuées auprès d’une commune (état civil, certificats, adressage, taxes et quittances, demandes diverses), le responsable du traitement est la mairie concernée. e-commune agit pour son compte, comme prestataire technique, et uniquement selon ses instructions.
- Pour le site e-commune.net (formulaire de contact, demande de démonstration, création de compte d’une commune), le responsable du traitement est e-commune.
02Quelles données collectons-nous ?
- Identité et contact
- nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, téléphone, adresse électronique, adresse de résidence.
- Données des démarches
- actes et demandes d’état civil, pièces justificatives, informations sur le foyer, les biens et activités soumis à taxe (boutiques, véhicules, étals).
- Données financières
- quittances, montants dus et payés, références de paiement. Les numéros de carte bancaire et identifiants de monnaie électronique sont saisis chez notre prestataire de paiement Djomy et ne nous sont jamais transmis.
- Données de connexion
- identifiant, historique de connexion, adresse IP, journal des opérations sensibles (à des fins de sécurité).
03Pourquoi utilisons-nous vos données ?
- Traiter vos démarches administratives et délivrer les documents demandés.
- Calculer, encaisser et justifier les taxes et redevances communales.
- Vous informer de l’avancement de vos demandes et vous adresser les rappels de paiement.
- Sécuriser la plateforme, prévenir la fraude et permettre la vérification de l’authenticité des documents.
- Produire des statistiques anonymes pour aider les communes à mieux piloter leurs services.
Vos données ne sont jamais vendues ni utilisées à des fins publicitaires.
04Qui peut y accéder ?
- Les agents habilités de votre commune, chacun selon son rôle (état civil, recettes, support…).
- L’équipe technique d’e-commune, uniquement pour la maintenance et l’assistance, sous obligation de confidentialité.
- Nos prestataires techniques : Amazon Web Services (hébergement), Djomy (paiement en ligne), ainsi que les services d’envoi de courriels et de SMS.
- Les autorités publiques, lorsque la loi l’exige.
05Où sont hébergées vos données ?
Les données sont hébergées par Amazon Web Services dans des centres de données situés aux États-Unis. Ce transfert est encadré par des garanties contractuelles et techniques : chiffrement des échanges (HTTPS), stockage privé des fichiers, sauvegardes régulières et accès strictement restreint.
06Combien de temps sont-elles conservées ?
- Actes et registres d’état civil, quittances et pièces comptables : pendant les durées d’archivage prévues par la réglementation applicable aux collectivités.
- Compte utilisateur : tant qu’il est actif ; il est désactivé à votre demande ou après une longue période d’inactivité.
- Messages envoyés via le formulaire de contact : 3 ans au plus après le dernier échange.
- Journaux de connexion et de sécurité : 12 mois.
07Vos droits
Vous pouvez à tout moment demander l’accès à vos données, leur rectification, leur mise à jour ou, lorsque la loi le permet, leur suppression, et vous opposer à certains traitements.
- Pour vos démarches communales
- Adressez-vous à votre mairie, ou écrivez-nous et nous transmettrons votre demande.
- Pour le site e-commune.net
- Écrivez à contact@e-commune.net.
Une pièce d’identité pourra vous être demandée pour vérifier votre identité. Nous répondons dans un délai d’un mois. Vous pouvez également saisir l’autorité de protection des données compétente en République de Guinée.
08Cookies
La plateforme n’utilise que des cookies strictement nécessaires à son fonctionnement : maintien de votre session de connexion, choix de la langue et protection des formulaires contre les attaques. Aucun cookie publicitaire ni de pistage n’est déposé.
09Sécurité
Mots de passe chiffrés, verrouillage après plusieurs tentatives de connexion infructueuses, droits d’accès limités selon le rôle de chaque agent, journal des opérations et sauvegardes régulières. En cas de violation de données présentant un risque pour vous, vous en serez informé dans les meilleurs délais.
10Modification de cette politique
Cette politique peut évoluer pour tenir compte des évolutions de la plateforme ou de la réglementation. La version en vigueur est toujours consultable sur cette page.